Как известно, в некоторых регионах органы ЗАГС в начале 2000-х годов, руководствуясь старой редакцией Федерального закона (ФЗ) «Об актах гражданского состояния», где на тот момент был установлен 75-летний срок хранения книг записей актов гражданского состояния (актовых книг) в органах ЗАГС, передали в Государственные архивы своих регионов актовые книги за 1918-25 годы (примерно, в разных регионах по-разному).
В ныне существующей версии ст. 77 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» (и аналогично в ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в РФ») срок хранения актовых книг в органах ЗАГС был увеличен до 100 лет. Это привело к тому, что некоторые Государственные архивы стали неверно трактовать законодательство и ограничивать права пользователей на доступ к подлинникам актовых книг через читальные залы, ограничивать право на получение архивных копий (заверенных ксерокопий) самих актовых записей, требовать подтверждения родства для получения информации из актовых книг старше 75 лет.
Как разъяснил Росархив в своем письме, актовые книги, переданные из органов ЗАГС в Государственные архивы, включены в состав Архивного фонда РФ и на них в полном объеме распространяется ФЗ «Об архивном деле в РФ».
100-летний срок, установленный ст. 77 ФЗ «Об актах гражданского состояния» и ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» относится только к актовым книгам, хранящимся в органах ЗАГС, т.е. к документам текущего делопроизводства, не включенным в Архивный фонд РФ.
При использовании же актовых книг, хранящихся в архивах, должна соблюдаться ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» (т.е. пользователю должны предоставляться подлинники и (или) копии актовых книг), а все ограничения могут быть установлены только ст. 25 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» (т.е. необходимость подтверждения родства, если не истекло 75 лет, что в большинстве случаев по данным документам не актуально, либо книги находятся в неудовлетворительном физическом состоянии – в читальный зал не выдаются и копии с них не снимаются).
Возможно, кому-то данная информация поможет в общении со своими архивами, установившими необоснованные требования и запреты. Тем более, что Росархив теперь наделен правами нормативного регулирования в архивной сфере и его мнение, пусть и в письме, стало гораздо весомее для Государственных архивов.
